Facturas repartidas en varios buzones
Los proveedores envían PDFs por email, portales o canales internos, y el equipo dedica tiempo a localizar y ordenar documentos.
Facturas, validación y contabilidad
Automatización de facturas para administración y finanzas
Creamos flujos para capturar facturas desde email o PDF, extraer datos, validar proveedor e importes, cruzar pedidos o albaranes y preparar el traspaso al sistema contable con control de excepciones.
Así trabaja un agente
Email · PDF adjunto
factura_proveedor.pdf
FACTURA F-0918
Emisor: Suministros Industriales SL
- Base imponible
- 1.250,00 €
- IVA 21 %
- 262,50 €
- Total
- 1.512,50 €
Contabilidad
Facturas recibidas
NºProveedorTotal
F-0911 Transportes Ruiz 842,10 € Aprobada
F-0907 Papelería Central 96,40 € Aprobada
F-0902 Eléctrica del Norte 1.030,00 € Aprobada
Contabilizada · pendiente de tu aprobación
Integrado con las herramientas que ya usas · Tu equipo supervisa lo importante
- 01 · Ventaja
- Tratamos la factura como parte de un proceso completo: recepción, validación, contabilización y resolución de incidencias.
- 02 · Ventaja
- Combinamos lectura de documentos, reglas contables e integración con tus herramientas financieras.
- 03 · Ventaja
- Diseñamos colas de revisión para facturas incompletas, duplicadas, descuadradas o pendientes de aprobación.
Dónde encaja
Señales de que esta página habla de tu problema
Si reconoces dos o más, hay margen para automatizar antes de contratar.
Picado manual de datos
NIF, proveedor, fecha, base imponible, IVA, vencimiento o número de factura se introducen a mano en contabilidad.
Validaciones lentas
Antes de contabilizar hay que comprobar duplicados, datos fiscales, pedidos, albaranes, importes y aprobaciones pendientes.
Excepciones sin trazabilidad
Cuando falta información o la factura no cuadra, la incidencia queda en correos y conversaciones difíciles de seguir.
Qué construimos
Implementación orientada a impacto, no a demos
Cada entregable sale con métricas, ownership claro y plan de mantenimiento.
Entregable 01
Captura desde email y PDF
Centralizamos la entrada de facturas, leemos adjuntos y extraemos los campos necesarios para iniciar el circuito contable.
Entregable 02
Validación antes de contabilizar
Aplicamos reglas de proveedor, impuestos, importes, duplicados, pedidos o centros de coste para separar casos claros de incidencias.
Entregable 03
Traspaso contable preparado
Generamos datos estructurados para ERP, software contable o revisión administrativa, manteniendo evidencias de cada decisión.
Método Kodio
De proceso manual a sistema operativo con IA
Empezamos por el flujo real, medimos el coste actual y solo después diseñamos el agente o automatización. Sin migraciones forzadas, sin demos de adorno.
- 01
Análisis del circuito de facturas
Revisamos cómo entran las facturas, quién las valida, qué campos se contabilizan y qué sistemas intervienen.
- 02
Modelo de extracción y reglas
Definimos campos obligatorios, validaciones, tolerancias, tipos de factura y criterios para enviar casos a revisión.
- 03
Integración con contabilidad
Conectamos el flujo con el ERP, software contable, carpetas, buzones o exportaciones necesarias para operar sin doble trabajo.
- 04
Pruebas con facturas reales
Probamos proveedores, formatos habituales y excepciones conocidas antes de automatizar más volumen.
Casos de uso
Ejemplos que suelen generar retorno rápido
Patrones repetidos en pymes que ya hemos resuelto. Si el tuyo no aparece, lo evaluamos en la primera llamada.
Caso 01
Facturas de proveedores
Recepción, lectura, clasificación y validación de facturas antes de pasarlas a administración o contabilidad.
Caso 02
Contabilización asistida
Preparación de asientos, cuentas, impuestos, vencimientos y centros de coste para reducir introducción manual.
Caso 03
Matching con pedidos
Cruce de factura con pedido, albarán o datos internos para detectar diferencias de importe, unidades o proveedor.
Caso 04
Gestión de incidencias
Colas de revisión para facturas duplicadas, datos fiscales erróneos, aprobaciones pendientes o documentos ilegibles.
Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntar antes de empezar
¿Se pueden escanear facturas para contabilizar automáticamente?
Sí, si el documento tiene calidad suficiente y el proceso define qué campos se necesitan. La automatización puede extraer datos y preparar la contabilización, dejando revisión para casos dudosos.
¿Funciona con facturas recibidas por email?
Sí. Podemos capturar adjuntos desde buzones específicos, clasificar mensajes, leer PDFs y registrar el estado de cada factura.
¿Qué pasa si una factura no cuadra?
El flujo debe enviarla a una cola de excepciones con el motivo: duplicado, proveedor no encontrado, importe descuadrado, pedido pendiente o datos incompletos.
¿Sustituye al equipo contable?
No. El objetivo es reducir tareas repetitivas y mejorar trazabilidad. El equipo mantiene criterio sobre aprobaciones, incidencias y decisiones contables sensibles.
Siguiente paso
¿Quieres aterrizarlo en tu operativa?
En una primera conversación vemos si el caso tiene retorno, qué sistemas intervienen y cuál sería el primer entregable razonable. Sin compromiso.